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PDF Association

Mission Statement: To promote Open Standards-based electronic document implementations using PDF technology through education, expertise and shared experience for stakeholders worldwide.
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PDF Association veröffentlicht Aufstellung PDF-2.0-kompatibler Lösungen

Wir haben neue Feature-Seiten mit PDF 2.0 und PDF/UA kompatiblen Produkten, Lösungen und Services veröffentlicht.

25 Jahre PDF – eine Zeitreise

Auf der Webseite der Computerwoche ist ein Rückblick unseres Geschäftsführers Thomas Zellmann zur Entwicklung des PDF-Formates in den vergangenen 25 Jahren zu lesen.

Deutscher EDV-Gerichtstag: PDF Association informiert über PDF-Standards

Wir informieren am bevorstehenden 27. EDV-Gerichtstag im Rahmen der Ausstellung Besucher über PDF-Standards, wie PDF/A und PDF/UA.

Interview mit Richard Cohn

Auf den PDF Days Europe 2018 hielt Richard Cohn, Principal Scientist bei Adobe und Co-Autor der ersten PDF-Spezifikation eine Keynote zur Geschichte von PDF. In diesem Zusammenhang stand er auch für Fragen zur Verfügung.

Rückblick auf die PDF Days Europe 2018 im Postmaster-Magazin

Das Postmaster-Magazin hat in seiner aktuellen Ausgabe einen Nachbericht zu den PDF Days Europe veröffentlicht, den Sie hier nachlesen können.

Output Management für SAP und PDF/A

SAP stellt ein leistungsfähiges Dokumentenverwaltungssystem (DVS) zur Verfügung. Mit zahlreichen Strukturierungsmöglichkeiten bringt dieses Ordnung in dokumentenbehaftete Geschäftsprozesse. Für die Sicherung der Dateiqualität (z.B. die Einhaltung des PDF/A Standards für die langfristige Reproduzierbarkeit) bedarf es jedoch zusätzlicher Funktionen. Rund um den „Dokumentenlebenszyklus“ gibt es verschiedene Anforderungen und Lösungsansätze.

Zu den Geschäftsprozessen werden große Mengen an Dokumenten in oftmals zahlreichen Dateiformaten abgespeichert. Nicht jedes Format ist jedoch stabil über längere Zeiträume hinweg. Daher ist es wichtig, dass alle Dateien, die langfristig geschäftsrelevant sind, bereits am Eingang des SAP DVS auf PDF/A-Qualität geprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Andere Dokumentarten können diesen Prozess auch erst später z.B. bei der Freigabe durchlaufen.

„Lebende“ Dokumente, also solche, an denen über einen gewissen Zeitraum gearbeitet wird, werden erst zum Zeitpunkt der Freigabe in ein Langzeitformat konvertiert. Der Anstoß erfolgt über einen Statuswechsel oder auch einen SAP Workflow. SAP stellt Standard-Schnittstellen für die Übergabe an ein externes Konvertierungssystem zur Verfügung. Die externe Konvertierung kann aus genormten Graphik-, Druck- und Plottformaten PDF/A erzeugen. Aber auch die Umwandlung von Office-, Publishing- und CAD-Formaten gehört zum Leistungsumfang eines Konvertierungssystems. Wird innerhalb des SAP-Systems eine Konvertierung nach PDF/A benötigt und es ist keine Standard-Schnittstelle verfügbar, so stellt die externe Konvertierungslösung einen Webservice zur Verfügung. Zahlreiche Papiere verlassen das SAP-System, welche erst beim eigentlichen Ausdruck aus den SAP-verwalteten Daten erzeugt werden. SAP hat dafür ein integriertes Formularsystem. Was hier fehlt, ist die Fähigkeit, den Druckoutput optional oder parallel zum Papieroutput auch als PDF/A auszuleiten. Und genau das wird z.B. für den Rechnungsdruck dringend benötigt. Hier bedarf es einer Integration in den SAP-Druckprozess, um kontextgerecht den Druckstrom auszuleiten und auf einem zusätzlichen Server nach PDF/A aufzubereiten. Anschließend kann das fertige PDF/A in den ursprünglichen Kontext zurückgegeben werden, um zum zugehörigen Geschäftsprozess archiviert zu werden.

Johannes Hesel, Vorstand SEAL Systems AG, fasst zusammen: „Zahlreiche Dokumente müssen in SAP-Umgebungen langfristig reproduzierbar sein. Dafür sind externe Tools notwendig, die die PDF-Standards unterstützen.“


Tags: Archivierung, Output Management
Categories: PDF/A (Archivierung)