PDF Association logo.

***DEVELOPMENT***

 

Facebook
Twitter
YOUTUBE
LINKEDIN
XING
About the contributor
PDF Association

Mission Statement: To promote Open Standards-based electronic document implementations using PDF technology through education, expertise and shared experience for stakeholders worldwide.
More contributions
PDF Association veröffentlicht Aufstellung PDF-2.0-kompatibler Lösungen

Wir haben neue Feature-Seiten mit PDF 2.0 und PDF/UA kompatiblen Produkten, Lösungen und Services veröffentlicht.

25 Jahre PDF – eine Zeitreise

Auf der Webseite der Computerwoche ist ein Rückblick unseres Geschäftsführers Thomas Zellmann zur Entwicklung des PDF-Formates in den vergangenen 25 Jahren zu lesen.

Deutscher EDV-Gerichtstag: PDF Association informiert über PDF-Standards

Wir informieren am bevorstehenden 27. EDV-Gerichtstag im Rahmen der Ausstellung Besucher über PDF-Standards, wie PDF/A und PDF/UA.

Interview mit Richard Cohn

Auf den PDF Days Europe 2018 hielt Richard Cohn, Principal Scientist bei Adobe und Co-Autor der ersten PDF-Spezifikation eine Keynote zur Geschichte von PDF. In diesem Zusammenhang stand er auch für Fragen zur Verfügung.

Rückblick auf die PDF Days Europe 2018 im Postmaster-Magazin

Das Postmaster-Magazin hat in seiner aktuellen Ausgabe einen Nachbericht zu den PDF Days Europe veröffentlicht, den Sie hier nachlesen können.

PDF Association Newsletter: Ausgabe 27

 Die Themenübersicht

  • AKTUELL
    •   CeBIT 2013
  • FACHTHEMA
    •    PDF/A-3 mit FeRD
  • MITGLIEDERVORSTELLUNG
    • LuraTech
  • EVENTS
  • NEUE MITGLIEDER

Carsten HeiermannSehr geehrte Leser,

der dritte Teil der PDF/A-Norm ist im Oktober 2012 von der ISO ganz offiziell publiziert worden und steht damit allgemein zur Verfügung. Sehr schnell haben viele Mitglieder der PDF Association neue Versionen ihrer Produkte veröffentlicht, die PDF/A-3 auf unterschiedliche Weise unterstützen. Unsere Seminare seit dem waren gut besucht, der „Single Feature“ Normteil hat erhebliches Potential, viele dokumentenbasierte Prozesse zu optimieren. Die einfache und sichere Integration von Quell- und Zusatzinformationen in ihrem originären Format ist nicht – wie vordergründig unterstellbar – ein Risiko für die Archivsicherheit, sondern vielmehr eine sinnvolle Erweiterung des Archivformates PDF/A. Und das weit über den Anwendungsfall „Archivierung“ – mit Stichworten wie der „Hybriden Archivierung“ – hinausgehend. PDF/A-3 erlaubt, Medienbrüche beim Übertragen von Dokumenten, z.B. zwischen Unternehmen, zu vermeiden.

Das hat auch unser neuer Verbandskooperationspartner, das „Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)“ sehr schnell erkannt. FeRD arbeitet mit dem DIN an der Normierung eines PDF- und XML-basierten Rechnungsaustauschformat namens ZUGFeRD (www.ferd-net.de), mit dem Ziel, auf der Empfängerseite jede Form von Capturing oder Datenerfassung zu vermeiden. Im PDF befindet sich eine bildliche Darstellung der Rechnung, die kleineren Unternehmen eine schnelle Prüfung und Bearbeitung erlaubt. Im XML Teil der Rechnung befinden sich aber alle Daten in maschinenlesbarer Form, so dass von hier aus direkt in Finanzbuchhaltungen oder auch Bankingsoftware die nötigen Informationen importiert werden können. Dafür ist natürlich ein sicheres Dateiformat nötig, welches einerseits die immer gleiche Darstellung gewährleistet und andererseits das XML-File zusätzlich aufnehmen und in Beziehung setzen kann. Und genau das ist PDF/A-3! FeRD hat daher für seine ZUGFeRD Rechnungen auch schon sehr früh PDF/A-3 als Trägerformat festgeschrieben.

Die Mitglieder LuraTech und intarsys stellen die Abgesandten der PDF Association in den FeRD Arbeitsgruppen. Ich kann persönlich von der engagierten Arbeit und dem rapiden Fortschritt des Normierungsvorhabens berichten. Und sehr schnell geht es weiter, schon zur CeBIT stellen LuraTech, intarsys und weitere Mitglieder der PDF Association ihre „FeRD-kompatiblen“ PDF/A-Lösungen vor (https://dev.pdfa.org/ZUGFeRD-kompatibel). FeRD erzeugt hohes Interesse, erfreut sich breiter Unterstützung in Politik und Wirtschaft – ganz so, wie wir es von PDF/A her schon gewohnt sind.

PDF/A-3 hat viel neues Potential für verbesserte Prozesse, was es für Sie zu entdecken gilt. Lesen Sie den Fachartikel unten und treten Sie mit unseren Experten in Kontakt, um Ihre individuellen Möglichkeiten mit PDF/A-3 und FeRD zu erörtern, gerne auch auf der kommenden CeBIT.

Viel Freude beim Lesen des Newsletters
Carsten Heiermann
Vorstand PDF Association

AKTUELL

Die Mitglieder der PDF Association auf der CeBIT 2013

  • ABBYY Europe GmbH: Halle 3, Stand F16
  • atori GmbH: Halle 5, Stand C36
  • callas software GmbH: Halle 3, Stand A20
  • icon Systemhaus GmbH: Halle 3, Stand D34
  • InovoOlution GmbH: Halle 3, Stand D34
  • levigo solutions gmbh: Halle 3, Stand D34
  • LuraTech Europe GmbH: Halle 3, Stand D34/1
  • microform GmbH: Halle 3, Stand J30
  • OPTIMAL SYSTEMS GmbH: Halle 3, Stand J18
  • SRZ GmbH & Co.KG: Halle 3, Stand G30
  • summ-it Unternehmensberatung: Halle 3, Stand D34
  • Verlag für Standesamtswesen, Halle 7, Stand B62

Vorträge rund um PDF Standards und ZUGFeRD

Mittwoch, 6.3.2013  von 11:00 – 11:30 Uhr:
Podiumsdiskussion zum ZUGFeRD

Einfacher Austausch von Rechnungen mit dem neuen ZUGFeRD-Standard

  • Dr. Friedrich-Wilhelm Haug, Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie
  • Dr. Stefan Werres, Bundesministerium des Innern
  • Gerhardt Schmidt, COMPARIO
  • Jürgen Biffar, DocuWare GmbH
  • Achim Hubert, Sage Software GmbH
  • Jörg Walther, Verband der Automobilindustrie e. V. (VDA)
  • Moderation: Klaus Förderer, GS 1 Germany GmbH

Donnerstag, 7.3.2013 von 13:00 – 13:30 Uhr:
PDF/A – 1, 2 und jetzt schon 3?!

Überblick und Einordnung

  • Thomas Zellmann, LuraTech Europe GmbH

FACHTHEMA

PDF/A-3 mit FeRD

Im Umfeld von FeRD gibt es jetzt schon viele Informationen und auch die inhaltliche Arbeit zur Spezifikation der XML-Inhalte im Rahmen der ZUGFeRD-Spezifikation schreitet mit großen Schritten voran. Es ist auch gesetzt, dass PDF/A-3 als optimales Dokumentenformat genutzt werden soll.

Theoretisch ist es auch ganz einfach: Die FeRD-kompatiblen XML-Daten werden bei der Rechnungs-Erzeugung in eine PDF/A-3 Datei eingebettet und der Rechnungs-Empfänger liest die XML-Daten aus und überführt diese in das System, das die Rechnungen dann verarbeitet.

In den aktuellen Diskussionen kamen aber viele Fragen bei der PDF Association und den Experten an, wie man die Implementierung nun konkret macht und wie die Integrationsszenarien aussehen können?
Deswegen will dieser Artikel diese Fragen konkret aufgreifen und versuchen, die bisherigen Erfahrungen und Ansätze etwas zu strukturieren.

Vorab sei gesagt, dass es die EINE Lösung leider nicht gibt, sondern es hängt immer von den konkreten Systemen ab, wie eine optimale Erstellung und Verarbeitung aussieht.

Für die Rechnungs-Erstellung z.B. in einem ERP-System gibt es folgende prinzipielle Ansätze, wobei der entscheidende Startpunkt immer die Frage ist, wie im heutigen System PDF Dateien/Rechnungen erstellt werden?

Fall 1: Aus verschiedenen Gründen steht sowieso eine technische Überarbeitung der PDF-Erstellung im System an.

Wenn der Hersteller sich im Rahmen seiner zukünftigen Produktplanung befindet, kann hier ein neues PDF-Tool zum Einsatz kommen, das sowohl technisch gutes PDF/A erzeugt und auch schon PDF/A-3 mit Einbettung der FeRD-XML Daten unterstützt.
Technisch sind das in der Regel sogenannte PDF-SDKs oder Druckertreiber.
Bei der Auswahl eines neuen PDF-Werkzeugs sollte dann darauf geachtet werden, dass sowohl PDF/A-1 als auch PDF/A-3 vom Anbieter unterstützt wird. Die Produkte der Mitglieder der PDF Association sind hier ein guter Startpunkt. Dazu kommen dann natürlich technische Aspekte wie Programmiersprache beim SDK mit z.B. C, Java oder .NET und Themen wie 32bit und 64bit-Unterstützung.

Der Fall wird in der Praxis eher selten vorliegen, aber es sind Stand heute doch nur sehr wenige ERP-Systeme, die schon Rechnungen als PDF/A erzeugen können.

Fall 2: Die schon im System integrierten PDF-Werkzeuge unterstützen prinzipiell schon PDF/A und PDF/A-3 Erzeugung.

Das wird in der Praxis häufig die Integration eines neuen Releases beim Hersteller bedeuten, weil die PDF-Tools den neuen PDF/A-3 Standard erst in den neuesten Versionen unterstützen. Hier ist dann im jeweiligen PDF-Werkzeug zu prüfen, wie die Schnittstellen zu bedienen sind und es kann ratsam sein, Experten zur Beratung einzubinden.

Fall 3: Die PDF/A-3 Erzeugung wird als kleines Post-Processing realisiert.

Für diesen Ansatz ist natürlich erst mal die vorhandene PDF-Erzeugung als Basis wichtig.
Wenn im System z.B. ein PDF-Druckertreiber genutzt wird, könnte ein Szenario sein:

Wichtig: Auch eine PDF/A-3 Datei MUSS erst mal eine gültige PDF/A-Datei sein bevor man dort die XML-Daten einbetten kann. Die Konvertierung einer beliebigen PDF-Datei nach PDF/A ist nicht trivial, aber im Falle von Rechnungen handelt sich meist um technisch recht gleiche PDF-Dateien, wo entweder schon im System, also an der Quelle die PDF/A-Restriktionen relativ einfach angepasst werden können oder der Post-Process kann das für technisch homogene Dokumente korrigieren.

Dann werden aus dem Rechnungs-Erzeugungs-System die XML-Daten exportiert.
Entweder werden die auch schon im System FeRD-kompatibel aufbereitet oder das kleine Post-Processing Tool macht ein individuelles Mapping der Standard-XML-Ausgabe in ZUGFeRD-XML-Schema.

Als letzten Schritt führt das Post-Processing-Tool die XML-Daten mit der PDF-Datei zu einer PDF/A-3 Rechnung zusammen.

Fall 4: Hochvolumige Rechnungserzeugung mit Output Management Lösungen.

Bei z.B. Telekom-Anbietern oder Energieversorgern werden große Mengen von Rechnungen sehr häufig mit komplexen Output Management Lösungen – auch unter Nutzung des AFP-Formats für den Druck – erzeugt.

Hier kann sicher nur ganz individuell mit dem Output-Lieferanten geklärt werden wie
PDF/A-3 Rechnungen erstellt werden können. Die PDF Association hat aber viele Mitglieder, die Experten für Output-Lösungen sind und können hier gut beraten.

Diese vier Fälle beschreiben die Ansätze für die Anbieter von ERP- oder Warenwirtschaftssystemen, die Ihre Produkte selbständig anpassen können.
Anwender, deren Rechnungs-Erzeugungs-System (noch) keine PDF/A-3 Erzeugung unterstützt, können mit überschaubarem Aufwand den dritten Fall  umsetzen. Jedes System bietet typischerweise eine Schnittstelle zum Export der Rechnungsdaten als XML, wo dann einmal das Mapping auf ZUGFeRD-XML realisiert werden muss. Dann gibt es Server-Werkzeuge, die die Rechnungs-PDFs nach PDF/A konvertieren und die Einbettung der XML-Daten unterstützen.

Die andere Seite „der Welt“ ist dann der Rechnungs-Empfang, wo PDF/A-3 Dateien digital im Unternehmen ankommen und in das Rechnungs-System wie z.B. ERP oder DMS/ECM überführt werden sollen.

Hier kann – typischerweise auch ein kleines PDF-SDK – die XML-Daten aus der PDF/A-3 Datei extrahieren. Hier ist es ggf. notwendig, die ZUGFeRD-XML-Struktur auf das XML-Schema des Zielsystems zu mappen.

Eine offene Frage, wo es noch weiterer Erfahrungen bedarf, ist sicher das Thema der Validierung des XML-Schemas beim Empfang und der Überführung in das Zielsystem? Die XML-Validierung kann mal logisch recht gut in zwei Ebenen unterteilen und die erste Ebene  mit der formalen Validerung der XML-Daten gegen das Schema ist recht einfach. Die Ebene zwei, die dann ggf. die Business-Logik validiert, ist aber ein weites Feld.

Für die technischen Details hat die PDF Association den Leitfaden PDF/A-3 als Trägerformat für ZUGFeRD erstellt, den Sie hier finden:
https://dev.pdfa.org/organization/ferd

Ein kleines Anbieter-Verzeichnis unserer Mitglieder, die schon FeRD-kompatible Werkzeuge anbieten, finden Sie hier:

MITGLIEDERVORSTELLUNG

LuraTech

LuraTech liefert Produktionssoftware und Dokumenten- und Datenkonvertierungslösungen begleitet von maßgeschneiderten Services und herausragendem Support. Scandienstleister und andere Unternehmen und Organisationen holen mit LuraTech als Partner das Beste aus allen Produktionsmitteln heraus. DocYard ist eine Produktionssoftware für Scandienstleister, die als Integrationsplattform alle Arbeitsschritte der Produktion in konfigurierbare Workflows überführt, steuert und zentral auswertbar macht. Der LuraDocument PDF Compressor Enterprise ist eine produktionstaugliche Anwendung zur Kompression, Wandlung nach PDF(/A), und Zeichenerkennung (OCR). LuraTechs Hauptsitz ist in Berlin, weitere Standorte sind Remscheid, Redwood City, CA (USA) und Swindon (UK).

 

EVENTS

18. – 19. 06 2013: Technical Conference Europe

Germany, Königswinter

14. – 15. 08. 2013: Technical Conference US

Seattle, Washington

16. 08. 2013: PDF/A user day

PDF/A user day in Seattle

 

NEUE MITGLIEDER

Über die PDF Association

Die PDF Association verfolgt das Ziel, PDF-Anwendungen für digitale Dokumente zu fördern, die auf offenen Standards basieren. Dazu setzt sich der internationale Verband für eine aktive Wissensvermittlung und den Austausch von Know-how und Erfahrungen für alle Interessengruppen weltweit ein. Derzeit sind über 100 Unternehmen und zahlreiche Experten aus mehr als 20 Ländern Mitglied der PDF Association.

Kontakt

Association for Digital Document Standards e.V.
PDF Association

Thomas Zellmann
Neue Kantstr. 14
D-14057 Berlin

Telefon: +49 30 39 40 50-0
Telefax: +49 30 39 40 50-99

info@pdfa.org
https://dev.pdfa.org

Unsubscribe

Sie erhalten diese News, weil Sie im PDF/A Newsletter registriert sind. Wenn Sie keine weiteren Newsletter mehr wünschen, bitte einfach auf dieses Mail mit „UNSUBSCRIBE“ antworten.


Tags: Cebit 2013, FeRD, PDF/A-3
Categories: PDF, PDF/A (Archivierung)